Etat des lieux

Télécharger  >     Reglement d'ordre intérieur  ROI-mis-a-jour-2022.docx

Règlement d’Ordre Intérieur

ASBL « Les Amis de Warisoulx »

Chapitre 1 Dispositions générales

Article 1

Le présent règlement d’ordre intérieur est appelé à régler la vie journalière

de l’ASBL “Les Amis de Warisoulx” en application de l’article 39 des statuts.

Article 2

Seul le Conseil d’Administration et les membres effectifs, en ordre administrativement et financièrement, peuvent proposer des modifications à ce règlement. Toute proposition de modification doit être envoyée par lettre au secrétaire minimum 15 jours avant la date de l’assemblée générale.

Article 3

Tous les cas litigieux non prévus au présent règlement seront tranchés par le Conseil d’Administration de l’ASBL.

Chapitre 2 Membres

Article 4 : admission de membres effectifs

Toute personne qui désire être membre effectif de l’ASBL doit en faire la demande écrite dûment motivée au Conseil d’Administration. Celle-ci doit être adressée par lettre au secrétaire au moins 15 jours avant l’assemblée générale.

Elle doit être appuyée de la signature de deux membres effectifs. Le secrétaire analysera la demande puis la proposera, le cas échéant, lors de la prochaine assemblée générale qui statuera à la majorité simple de ses membres présents ou représentés.

Article 5 : admission de membres adhérents

Le Conseil d’Administration peut décider, pour les besoins d’une ou de plusieurs activités, de créer une catégorie de membres adhérents.

Ceux-ci ne participeront pas à la gestion de l’association et n’auront pas le droit de vote à l’assemblée générale.

Ils paieront une cotisation annuelle égale à celle des membres du bureau.

Le montant en sera fixé chaque année lors de I’A.G.

Article 6 : exclusion de membres

En application de l’article 8 des statuts, l’assemblée générale peut prononcer l’exclusion d’un membre qui :

– soit, se serait rendu coupable d’une infraction grave aux lois ou aux statuts et règlement d’ordre intérieur de l’ASBL.

– soit, qui par son comportement, aurait porté atteinte au crédit ou au renom de l’ASBL ou à l’un de ses membres.

-soit ne respecterait pas les directives imposées par le Conseil d’Administration malgré plusieurs rappels à l’ordre.

-soit ne respecterait pas le R.O.I.

Article 7

Seuls les membres en règle de cotisation et l’année éventuelle de stage écoulée ont droit aux avantages de l’ASBL.

Article 8

Chaque association membre, peut bénéficier gratuitement de la salle une fois par an suivant disponibilité des lieux pour peu que le but premier de la dite association et le caractère non lucratif de la manifestation soient avérés.

Par ailleurs, le Conseil d’Administration peut accorder la gratuité pour satisfaire une demande occasionnelle.

Chapitre 3 : Assemblée générale

Article 9

L’assemblée générale est souveraine. Ses décisions sont définitives et sans appel.

Article 10

Elle délibère sur les points figurant à l’ordre du jour, approuve les comptes, donne la décharge au Conseil d’Administration pour la gestion écoulée et approuve le budget de l’année en cours.

Article 11

Les travaux de l’assemblée générale comprennent notamment les points suivants:

Vérification des pouvoirs des membres délégués

Allocution du président sur l’exercice écoulé et les perspectives futures;
Rapport du secrétaire ;
Rapport du trésorier;
Examen et approbation du bilan et des comptes de l’exercice antérieur et décharge aux administrateurs ;
Examen et approbation du budget de l’année en cours;
Élection et révocation des membres du Conseil d’Administration
Admission et exclusion des membres effectifs;
Examen des propositions de modifications aux statuts et ou R.O.I.
Dissolution de l’ASBL
Interpellations
Divers

Les réunions des AG seront menées et dirigée par un président de séance, ce dernier sera désigné lors d’une réunion du comité de gestion précédent cette AG.

Article 12

Toute demande d’interpellation à l’assemblée générale doit émaner d’un membre effectif et doit être envoyée par lettre ou secrétaire 15 jours ou moins avant la date de l’assemblée générale.

Article 13

Les votes se font à main levée sauf lorsqu’il s’agit d’un vote sur des personnes ou lors qu’un cinquième des membres fait la demande d’un vote secret.

Article 14

Le secrétaire effectue le dépouillement avec l’aide de deux scrutateurs désignés par l’assemblée générale.

Chapitre 4 : Administration

Article 15

L’ASBL est administrée par un Conseil d’Administration composé de membres effectifs permettant d’atteindre 15 administrateurs maximum. Ils seront élus par l’assemblée générale pour un terme de 6 ans éventuellement renouvelable,

Article 16

Le Conseil d’Administration peut être assisté dans ses tâches par des techniciens professionnels qu’il choisit librement.

Article 17

Les mandats ou Conseil d’ Administration prennent fin normalement à l’échéance de la période de 6 ans mais un administrateur sortant est rééligible sauf avis contraire de sa part. Est cependant réputé démissionnaire un administrateur absent sans raison valable à plus de la moitié des séances du C.A. durant un exercice et/ou 3 absences consécutives sans justification.

Article 18

Pour être élu au Conseil d’Administration, un candidat doit

être membre effectif de l’ASBL
être âgé de 18 ans
jouir de ses droits civils et politiques
envoyer sa candidature motivée ou secrétaire de l’ASBL quinze jours ou moins avant la date de l’A.G.

Article 19

Directement après l’assemblée générale, le Conseil d’Administration élit en son sein les candidats aux fonctions suivantes:

Président
1er vice-président
Vice-président
Secrétaire
Trésorier
Administrateur de gestion opérationnelle

Toutes ces personnes forment automatiquement le bureau exécutif, organe auquel le Conseil d’Administration peut déléguer une partie de la gestion quotidienne de l’ASBL pour gagner en efficacité et accélérer la prise des décisions.

Aussi pour mener à bien sa mission, le bureau exécutif peut faire appel à toute personne dont les connaissances et l’expérience sont particulièrement intéressantes.

Article 20

La fonction de président n’est cumulable avec aucune autre fonction au sein de l’ASBL.

Le président dirige les travaux des assemblées générales, des Conseils d’Administration et des bureaux exécutifs.

Il fait appliquer la politique générale de l’ASBL par le Conseil d’Administration et dirige l’ensemble de l’organigramme.

Il représente l’ASBL vis-à-vis de l’extérieur et est un interlocuteur vis-à-vis des autorités publiques.

En cas d’absence il délègue ses pouvoirs au 1er vice-président, au vice-président ou au plus âgé des administrateurs.

Article 21

Les vice-présidents sont chargés d’assister en permanence le président dans sa tâche.

Article 22

Le secrétaire est responsable du suivi administratif de tous les dossiers de I’ASBL.

Il prépare les réunions.

Il rédige les ordres du jour et les rapports des assemblées, conseils et bureaux.

Il rédige également une lettre d’information annuelle ou plus si besoin à destination des membres.

Il peut être aidé dans sa tâche par un secrétaire adjoint ou par un agent administratif professionnel.

Article 23

Le trésorier est responsable de la gestion financière des décisions du Conseil d’Administration.

Il tient la comptabilité dans le respect de la loi.

Il est chargé de donner suite aux correspondances financières et à veiller à la régularité de l’encaissement des créances et du règlement des dettes.

Il informe le Conseil d’Administration à chaque séance de la situation financière et établit annuellement les comptes et le bilan de I’ASBL.

Il prépare les budgets prévisionnels.

Il est enfin tenu de présenter chaque année à l’A.G. les comptes et le bilan de l’exercice écoulé ainsi que le budget de l’année en cours.

Il peut se faire aider dans sa tâche par un comptable professionnel.

Chapitre 5 : les droits et les obligations de I’ASBL et de ses membres

1 : Droits et devoirs

L’ASBL doit informer ses membres sur les dispositions prévues dans les statuts et règlement à propos

Des droits et devoirs des membres
De la procédure disciplinaire en vigueur
De la sécurité
Des contrats d’assurance

Elle doit tenir à disposition de ses membres, au secrétariat, l’ensemble des documents.

Droits accordés aux membres:
- occuper les lieux pour une période d’un an renouvelable lors de l’A.G.
- bénéficier des avantages convenus
- être informés des nouveautés, des changements, des décisions prises
- participer à l’A.G. annuelle et y avoir le droit de vote
- consulter les documents administratifs et financiers de l’ASBL

Devoirs des membres envers I’ASBL :

Fournir un organigramme à jour de leur association
Fournir une copie des statuts et un règlement d’ordre intérieur si ladite association est une ASBL
Fournir un règlement d’ordre intérieur simplifié si ladite association est une association de fait
Maintenir le local occupé et les biens mis à disposition des membres en parfait état
Entretenir et nettoyer les lieux
Respecter les statuts et le R.O.I.
Déclarer immédiatement tout incident ou toute dégradation (constatée ou faite)
Contresigner pour accord le registre des membres et le R.O.I. lors de l’A.G.
Interdiction de relouer les lieux pour quelque motif que ce soit.

Procédure disciplinaire

En cas de manquements, les sanctions suivantes seront appliquées graduellement

Remarque écrite du C.A.
Convocation à une réunion extraordinaire du C.A.
Exclusion motivée avec récupération du site et des clefs et remise en état des lieux si nécessaire.

Contrats d’assurance

Toute association doit être couverte par un contrat d’assurance adapté à ses activités et doit en fournir la preuve au Conseil d’Administration.

Sécurité

Chaque association doit prendre les mesures appropriées pour assurer la sécurité de ses membres et des participants aux activités qu’elle organise.

Chapitre 6 : location de la salle

Deux tarifs sont appliqués suivant que le locataire habite ou non Warisoulx.

Ils sont clairement mentionnés sur le contrat de location et ne font l’objet d’aucune discussion.

D’autres charges éventuelles seront facturées au locataire, entre autres :

la location du ou des vaisseliers
le forfait chauffage, eau, électricité.
l’utilisation du lave-vaisselle
le nettoyage forfaitaire
le nettoyage supplémentaire éventuel (en fonction de l’état de lieux lors de la remise des clefs)
les dégâts occasionnés….

Un acompte sera exigé lors de toute réservation.

Tous les paiements seront réglés sur le compte de l’ASBL dont le numéro figure sur le contrat de location.

Quant à la possibilité de gratuité, il faut se reporter à l’article 8 du présent règlement d’ordre intérieur.

Chapitre 7 : Mise à disposition de la cour des écoles

En dehors de journées et horaires scolaires, la cour de l’école peut être mise à disposition et par ordre de priorité aux :

Locataires de la salle
Une organisation de l’Administration Communale
Associations membres de l’ASBL ayant une activité dans les locaux mis à disposition

Cet espace extérieur peut servir de parking ou comme zone d’activité extérieure.

Au terme de tout usage de cette cour, cette dernière sera débarrassée et nettoyée de tout détritus (mégots, bouteilles, canettes, déchets en tout genre).

En cas de non respect de ce dernier point, une amende de 150 € sera appliquée et retenue sur le montant de l’acompte.

Pendant les journées et horaires scolaires, aucun véhicule n’aura accès à la cour sauf pour fourniture éventuelle ou déchargement de matériel ayant un rapport avec une activité de la salle et ce en dehors des heures de récréations.

Fait à Warisoulx le 1 octobre 2007

Mis à jour à Warisoulx le 11 février 2022